Bestyrelsesmøde d. 21. august 2013

1      Godkendelse af dagsorden og valg af referent/ordstyrer

TH blev valgt til ordstyrer

LBJ blev valgt til referent

2      Orienteringspunkter

2.1      Orientering fra kontoret /AO + LBJ

Kontoret orienterede om kursuskalenderen og tilmeldingen til kommende kurser.

Førstehjælpskursus d. 25/8 er samlet det opdaterende kursus på 4 timer og 12 timers kurset for BSI’ere. 10 kursister tilmeldt og 2 uddannere.

Teori i DK afholdes d. 21/9 og der er 24 tilmeldt (8 BSI2 og 16 BSI1). Får vi fast-track op at køre, vil der komme ekstra 10 tilmeldinger. Kurset er bemandet med 2 uddannere.

I uge 42 er der 270 tilmeldt, hvoraf uddannere udgør 36. AO står for bemandingen og melder det ud til uddannerne snarest. MT pointerer at SH mangler uddannere i uge 42 og at dette kunne meldes ud til de uddannere, der ikke er med DDS i uge 42.

AO orienterer om status på fast-track i uge 42 og dialogen med Anna Harboe i forbundet som i øjeblikket har et muligt hold på 10. Der stilles krav til at holdet tager teori i DK inden uge 42.

I uge 44 afholdes PSI1 i Sölden i samarbejde med Slagelse skiklub og tilmeldingen er på 14 kursister. Der er tale om evt. en dansk og en østrigsk uddanner.

I forhold til langrend i 48 dropper KS samarbejdet, da de afprøver nyt kursuskoncept og udelukkende afholder Vasa træning i uge 49. I forbindelse med ny hjemmeside står de ligeledes selv for tilmeldinger. AO og Jacob Ghisler har været i dialog, og det er gjort klart at DDS støtter op om deres kursus og gerne vil stå til rådighed. På mødet blev det diskuteret hvordan langrend kan forblive i DDS regi og der var enighed om at langrendskurset skal forblive et KS projekt, som DDS støtter op om, da vi ikke har kompetencer til selv at organisere det. Således står vi til rådighed med de ting der ligger inden for vores kompetencer. Der er fortsat dialog med Jacob Ghisler om langrendsuddannelse.

RL er i dialog med HN ang. IVSI og Interski medlemskab til DDS/DAPSI.

I løbet af næste måned leveres de nye uniformer fra HellyHansen og AO orienterer om status på sponsorer og design: Surf & Ski, Audi og HH.  

AN gennemlæser kontrakt med Audi. Denne forventes underskrevet snarest og der lægges de sidste detaljer på bilens layout.

2.2      Regnskab og budget /AO

AO gennemgik regnskab og budget

På mødet tilføjes at der fremadrettet skal DS29 regnskab med som bilag.

BILAG

2.3      Interskiprospekt /RL 

RL orienterede om Interski 2015 og afholdelse på baggrund af møde med organisationskomitéen.

Forløbet identisk med Interski i St. Anton i 2011. Eneste afvigelse er at destinationen fordrer andet træningsforløb, som i 2015 vil ligge lang tid før selve kongressen.

Demohold vil blive udtaget af trænere og mødes til 2 samlinger i april/maj 2015. Første demosamling vil være tilknyttet 1 træner og anden samling 2 trænere. Der udtages10-14 demoløbere. ETR 2015 er således ikke kandidater til demoholdet. Det understreges at demoholdet udelukkende består af aktive uddannere.

På mødet er der opbakning til at Jens Borgnæs igen står for træningen.  

LKF stiller spørgsmålstegn ved om Interskikongressen vil påvirke bemandingen i uge 42. På mødet diskuteres det efterfølgende hvordan vi sikrer uddannerbemanding i uge 42. Der er bred enighed om AO’s forslag til et ekstra tilskud til Interski (evt. 2000 kr.), hvis man forud forpligter sig til uge 42.

Beslutning:

Der skal arbejdes på en model, så vi kan sikre bemandingen i uge 42 2015. Det foreslås ligeledes at man kunne tage det i plenum med uddannerne i den kommende uge 42 og drøfte problematikken.

BILAG

2.4      Tilføjelse til adgangskrav på BSI1 /RL

Teknisk komité og kursusudvalget har besluttet at lave en tilføjelse til den eksisterende regel om deltagelse på BSI1: at man skal fylde 18 i indeværende år.

Tilføjelsen lyder, at man kan deltage på BSI1 i det år, man fylder 17 år, såfremt man allerede har deltaget på mindst én uges teknikkursus i DDS regi samt bestået egenfærdighedseksamen på BSI1.

Den pågældende kursists uddanner på BSI1 skal derudover godkende at kursisten kan tage videre på BSI2, såfremt det kursuskalendermæssigt skulle være muligt at deltage på et BSI2 kursus, der ligger tidligere end det kalenderår hvori kursisten fylder 18 år.Kontoret skal have fat i den pågældende uddanner.

Det er kontorets ansvar at informere den pågældende uddanner om denne forpligtigelse.  

Beslutning:

Ovenstående tilføjelse blev besluttet på mødet.

3      Beslutningspunkter

3.1      Kursuskalenderen /AO + LBJ

På bestyrelsesseminaret den 8/6 blev der diskuteret nye tiltag til kursuskalenderen. Disse tages igen op på mødet for en afklaring om kommende implementering.

  1. Uge 46: Mini-workshop i Sölden.

Surf & Ski er i Sölden med 10 instruktører

Beslutning:

Det blev besluttet på mødet at vi gennemfører reeksamen i uge 46 i samarbejde med S&S og de uddannere der er til stede i Sølden.

  1. Uge 6: Introkursus i tourskiing i Chamonix – 5 dage på ski

Teknisk kursus i skitouring arrangeres af Søren Svindt og udbydes gennem DDS. Kurset skal i øvrigt ses som et forberedende kursus til European Mountain Security træning med BASI.

Beslutning:

Det blev besluttet at gennemføre kurset med stor opbakning fra bestyrelsen. Kontoret opretter kursus på hjemmesiden. Max 6 deltagere pr. hold. 

  1. Uge 15: Kursus på Oures hotel - sæsonafslutning

Beslutning:

Det er realistisk at udbyde dette i foråret 2015. Evt. i forbindelse med demosamling.

  1. Uge 16: Miniworkshop i Tignes – udkast til indhold, SE BILAG pkt. 6.1

Minikursus gennemføres som planlagt. Kontorets udkast til indhold ses i bilag.

Udkast af referat den 8/6:

-          Uge 46: S&S testtur. Næste gang vil det være Søren Christensen som står for eventen. Vi kører teknikkurset og Danski er teknisk arrangør. S&S betaler os for at møde op med uddannere og overordnet ansvarlig, hvilket betales i sponsorkroner. Den bedste løsning for dem at de hyrer os til logistik.

-          Forslag til kursus i Vaujany i uge 15. Indlogering på Oures hotel med plads til 63 kursister. En workshop for instruktører.

BILAG pkt. 6.1

 3.2      Redmine erstattes af Trello /AO + LBJ

Forslag fra kontoret om at Redmine lukkes ned og afløses af Trello

Det er ikke vores indtryk at Redmine bruges. Derfor mener vi, at vi bør lukke det ned og skifte til Trello.com, som er et tidssvarende og gratis system.

Vi betaler i øjeblikket Sune for Redmine, som er inde over opdatering af profiler mm. Et skift til Trello.com vil være en økonomisk besparelse, og samtidig vil vi få et mere fleksibelt og brugervenligt system.

Beslutning:

Kontoret har mandat til at erstatte redmine med Trello.com. Bestyrelsen vil modtage mail med info om oprettelse af profil.

 3.3      Facebook-kampagne /AO

Facebook-kampagne i samarbejde med Tonny Pettersson.

Bestyrelsen modtog d. 31/7 2013 et oplæg til marketing via facebook, bl.a. med fokus på et spørgeskema og efterfølgende konkurrence. Da der ikke var opbakning, har vi droppet denne tilgang. Nu vil vi gerne finde et koncept som alle finder holdbart.

Det skal besluttes på mødet hvordan konceptet skal gennemføres. SE BILAG!

Beslutning:

AN pointerer på mødet at det skal ligge klart hvad der kan tillades i forhold til markedsføring på Facebook. AN sender materiale til kontoret ang. konkurrence inden for markedsføringsloven.

Det blev besluttet på mødet at punktet skal tages op igen på det kommende bestyrelsesmøde d. 3/9.

BILAG pkt. 6.2 

3.4      Bestyrelsesseminar i Sölden /RL

Datoer for seminaret i uge 46 og anden planlægning. Ifølge årshjulet fra d. 14. – 17/11.

Forslag fra RL (3 skidage):

  • Afrejse DK: fredag den 8. november (efter arbejde/aften)
  • Skidage: lørdag 9. november - mandag den 11. november
  • Hjemrejse: mandag den 11. november (efter endt skidag)

Beslutning:

Det blev besluttet på mødet at fastholde de i årshjulet nævnte datoer. Således vil afrejse være d. 13/11. Skidage: 14-16 (3 dage på ski). Kontoret m.fl. fra bestyrelsen tager DDS bilen mens de resterende ca. 4 tager flyet.

Kontoret arbejder videre med planlægning ud fra denne model.

4      Punkter til drøftelse

4.1      Projekter og afregning /MT

MT foreslår at vi indfører nogle beregningsprincipper der kan sikre, at vi altid kan være sikre på, at få løst de opgaver der besluttes.

MT foreslår, at vi i den forbindelse også får defineret hvilke typer opgaver/projekter vi forventer løst af kontoret indenfor de eksisterende tidsressourcer, samt hvad vi forventer af tidsforbrug af de enkelte bestyrelsesmedlemmer, indenfor disses bestyrelsesposter. 

Dette punkt lægger sig op af en tidligere sag ang. retningslinjer for afregning af ”ekstraopgaver”, hvilket er besluttet og implementeret, jf. 31/3 2011. SE BILAG!

Beslutning:

Det blev understreget på mødet at udvalgsopgaver og andet bestyrelsesarbejde ikke er omfattet af afregningsprocedure. I projektbeskrivelsen for opgaver der ligger ud over det ”normale” vil det fremgå hvordan opgaven afregnes. Kendetegnende for disse opgaver er, at de ligger uden for det normale omfang og kun vil blive løst, hvis der er en tidsafgrænsning og værdifastsættelse.

Det blev besluttet på mødet at et afregningsdokument skal formaliseres i en overordnet procedurebeskrivelse. Krav: at opgaven er tidsafgrænset i forhold til aflønning.

BILAG pkt. 6.3

4.2      IFI og virksomhedspraktik /LBJ

LBJ har været i dialog med IFI (Institut for Idræt, Københavns Universitet), for i første omgang at få DDS’ uddannelse godkendt til merit. Svaret fra tidligere studieleder Eva Wulf ses i bilag pkt. 6.4.

Som vores uddannelse er stykket sammen, vil den ikke kunne give ECTS point for en studerende på bachelorniveau.

Det er således kommet på tale at samarbejde om virksomhedspraktik i dialog med nuværende studieleder Jacob Wienecke. I vedlagte bilag ses en uddybning af et evt. samarbejde med henblik på rekruttering i form af praktikant i DDS’ administration. 

Bestyrelsen blev på mødet informeret om denne dialog og at kontoret ikke mener at behovet for virksomhedspraktik er til stede. Dette er der bred enighed om i bestyrelsen og der fremlægges ikke yderligere ideer til et fremtidigt samarbejde.

BILAG pkt. 6.4 

5      Eventuelt

5.1      Manual

AO har været i kontakt med RL + PS, og gav status på manualen

Projektet er igangværende bl.a. med kommentarer i wordfil. AO tilføjer at det er et stort projekt og at vi mangler ildsjæle som melder sig på.

Dertil fremlægges om oversættelse af østrigsk bog om bjergsikkerhed. Et projekt som i sidste ende vil kunne hjælpe med til at udbrede vores budskab da DDS skal stå som afsender af den. Finansiering skal ske vha. fond el.lign.

5.2      Eksamensform

AN tilføjer dette punkt til dagsorden i henhold til mail modtaget fra uddanner Martin Frandsen d. 28/5 ang.vidensdeling/mindre eksamenspres på kontinuant hold.

Kontoret har til opgave at sende mailen videre til kursusudvalget, så det kan inddrages i den fremtidige planlægning.

Tilmeld nyhedsbrev