Bestyrelsesmøde d. 23. april 2012

Nikolaj Fjellvang-Sølling blev valgt som ordstyrer

Lærke Blomgren Jensen blev valgt som referent

Dagsorden er godkendt. 

Fremadrettet lægger vi mødereferatet ud i Redmine så bestyrelsen får en deadline på at tilføje kommentarer til referatet.

Godkendt!

Anders orienterer fra kontoret for perioden januar – april 2012 med følgende punkter:

• Velkommen til Lærke: Præsentation af vores nye medarbejder; 28 år, cand.mag. i fransk og dansk. Hun er ansat pr. 1. april, 25 timer om ugen og arbejder samtidig på Solrød Gymnasium. Hun har et godt kendskab til fransk sprog og kultur og vil i den forbindelse kunne arbejde på det franske samarbejde.
• Afholdte kurser: PSI2 januar, PSI1 på Oure, PSI3 på Oure, PSI1 på Oure, BSI1 på Oure, PSI2 april
• Aflyste kurser: Langrend teknik (ingen sne), mini kursus (kun 4 tilmeldinger), Surf & Ski workshop i uge 18 (butikkerne har travlt, er ikke selv på S&S-tur, personale vil surfe), Fast-track.
• Hjemmeside: Den nye hjemmeside går i luften umiddelbart efter, at vi kommer hjem fra Hintertux. Her har kontoret lagt mange timer og der kommer også en del arbejde efter lanceringen.
• Ferie og barsel:

-          Fra 1. juni til 21. juni holder Anders barsel og Lærke er på kontoret.

-          Fra 2. juli til 23. juli holder kontoret ferielukket

-          Samtidig skal der evt. afholdes lidt ferie i august, dog ikke så det påvirker kontorets åbningstider

Philip orienterer om Danmarks Skiforbunds bestyrelsesseminar: 

• Personale: De har sagt farvel til en medarbejder men ansat endnu en breddekonsulent.
• Møder: Bestyrelsen har afholdt et strategiseminar i Østrig og Philip orienterer om mødepunkterne for dette.

• Forslag fra MT: at DDS kan bruge DIFs midler. Vi skal undersøge om forbundet kan yde tilskud til fast-track. Der blev fremlagt ideer til hvordan vi fremadrettet kan indgå samarbejde.
• Nikolaj (NFS) stopper i forbundet. Der kommer en anden i bestyrelsen for forbundet (bestyrelsesmøde 12.maj).
• Sæsonåbning i Sölden: uge 46

Regnskab og budget blev gennemgået af Anders.

Der er indført kvartalsbudget for at skabe bedre overblik. 

(tom)

(tom)

Status: at der ikke er blevet fulgt op på dette punkt. Det blev besluttet på mødet den 26. november 2011 at det er en fælles opgave mellem kontor og bestyrelse at forsøge at få besat de forskellige udvalg, jf. referat af 26. november 2011.

Kontoret har i perioden januar til april haft ansættelsesproces og produktion af hjemmesiden samt underbemanding på kontoret og derfor ikke haft tid til at påtage sig dette punkt. Kontoret afventer bestyrelsen.

På mødet blev det besluttet at der skal laves nogle faste udvalg suppleret med projektudvalg. Følgende udvalg udgår og opgaver tilfalder:

• Økonomi: formanden + kasseren. (Rasmus og Lea)
• Sponsor: kontoret
• Internationalt: kontoret 

De resterende udvalg etableres i et samarbejde mellem PS og kontoret:

• Teknisk udvalg: Philip, Rasmus, + 3 i forhold til projekt.
• Kursistudvalg: kontoret + 2 projektorienteret medlemmer.
• Uddannerudvalg: kontoret + 2 projektorienteret medlemmer.

Info om udvalg vil komme ud på hjemmesiden.

I referatet fra mødet d. 26.11 fremgår det, at der er truffet en beslutning om at lave et R&D budget for regnskabsåret 2012 svarende til 5 % af DDS samlede omsætning. På mødet d. 7. januar blev det besluttet, at der skulle nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Rasmus og Tue, der har til opgave at søsætte et review af uddannelsen ved brug af midlerne i R&D budgettet.

Dvs. at status er en afklaring på, hvilke personer der kan gennemføre sådan et review af uddannelsen, og om de har mulighed for det.

Review af uddannelsen:

PS og MT afstemmer Tue og Rasmus’ involvering i projektet samt sætter en deadline. Samtidig igangsætter PS internt R&D.

MT foreslår fokus på kvalitetssikring af uddannerne og hvordan ETR som nyuddannet er klædt på. De overordnede rammer for alle hold skal være de samme og der skal være mere fokus på det pædagogiske i uddannelsen.

Der kommer et forslag til at de to sidste sæsoners ETR samles i forbindelse med et kursus.

Kontoret mener at niveauet af ETR er højt og at det fungerer godt med implementeringen i uddannertruppen. Her ses hellere en fokusering på alle uddannerne. 

Status: Efter strategiseminaret i 2011, blev der fastlagt en række indsatsområder som skal udvikles både fra kontorets og bestyrelsens side. Denne 2-årige periode forløber frem til foråret 2013.

Det er kontorets overbevisning, at det herefter vil give god mening igen at overveje et strategiseminar.

På mødet blev værdien af seminariet diskuteret og at vi generelt får mere ud af flere dages møder.

Der blev gennemgået status af punkterne jf. bestyrelsesseminariet 2011 og at alle 5 punkter strategiske pejlemærker i en ongoing proces, dvs. endnu ikke implementerede.

Punkterne er som følger:

• Retningslinier for DDS's arbejde (interne procedurer)
  Kontoret er nået længere og har udarbejdet dokumenter (økonomistyring, forsikringsprocedure, uddanner point, udgiftsbilag, bestyrelsesmødeprocedure) men vi har en løbende opgave i, at kommunikere disse procedurer ud samt supplere/optimere andre områder – eksempel:

Interne procedurer omkring afviklingen af kurserne - hvem gør hvad i planlægningen?, hvor mange bilag og til hvilket kursus? Interne procedurer omkring kommunikationen til vore sponsorer og samarbejdspartnere. Risikostyring i forhold til økonomi - brug af nøgletal/aktivitetsdata i regnskab, budgetanvendelse, godkendelse af regnskab i DSKIF-regi, m.v. Ændring af kursusindhold (konfigurationsstyring) - hvis produktansvarlig/teknisk komité ønsker at ændre et modul - hvad er så proceduren? Procedure samt planlægning for ny manual skrivning mangler. Procedure for kvalitetssikring - kursistfeedback håndtering, involvering af uddannere, statistik over kursistfeedback, review af DDS, m.v.

• Intern uddannelse: Der er blevet afholdt et uddannerseminar som på ingen måde er fyldestgørende og derfor mangler opfølgning.

Planlagt uddannersupervision, følordning effektueres
PSI3 og PSI1 uddanner manual samt gennemgang af Eurotræner
Talent camp nye eurotrænere
Uddanner backup på PSI2 samt kursistmanual

• Ensrettet kommunikation, indadtil og udadtil
  Er klart blevet bedre - ungoing proces
• Udvidet produkt/kursus-palette
  Intentioner er der - men kræver øget fokus næste sæson (reeksamensmuligheder) 
• Proaktiv rolle ift. andre interessenter
  DDS branding, DDS kommunikationsstrategi

Status: Kontoret har budgetteret med 40.000 op imod de 10.000 vi brugte på årsmøder i 2011.

”Efter en halvering af stemme berettigede medlemmers opmøde til

årsmødet i 2011 i forhold til 2010 blev det drøftet, hvordan vi kommer

tilbage til niveauet til årsmødet i 2010. Hvordan dette skal gøres kom der

ingen endelig konklusion på og derfor vil det blive drøftet på et senere

møde. Bestyrelsen er dog enig om, at der skal gøres en aktiv indsats for at skabe et større fremmøde til årsmødet” (jf. referat af 26. november 2011).

Kontoret kommer med forslag til alternative måder at holde det på.

Status: Det blev besluttet på mødet den 7. januar 2012 at kontoret har mandat til at styre siden, se nedenstående citeret fra referatet pkt. G1:

”G.1 Facebook

Brugen af facebook blev diskuteret, og kontoret fik mandat til at styre siden, så længe det er i DDS´ interesse.”

På mødet blev det fremlagt at facebooksiden kører godt og at kontoret og Rasmus er administrator.

Status: Der er endnu ikke blevet fulgt op på beslutningen om en julefrokost jf. mødet den 26. november 2011.

Kontoret foreslår følgende weekendarrangementer:

I forbindelse med test-tur med Surf & Ski til Sölden i uge 46 (8.-11. november) samt at afholde et arrangement i weekenden den 12.-15. januar 2013. 

Med udgangspunkt i ovenstående datoer, blev det besluttet at alle i bestyrelsen kigger på datoerne inden DEADLINE den 8. maj.

Bestyrelsen har til at ansvar at drøfte om årsmødet skal flyttes.

MT og PS laver et alternativt oplæg omkring seminar i juli.

Kontoret holder lukket 3 uger i juli (mandag den 2. juli til søndag 22. juli)

En statistik over følgende:

• antal betalende medlemmer
• antal gengangere
• antal personer der dropper ud af uddannelsen efter 1. 2. 3. forsøg etc.

Spørgsmål: Hvad er kriterierne for at være på listen? Og hvad er holdningen til taletid på kurserne?

Listen er sendt til bestyrelsen den 16. januar 2012, med der er ikke kommet feedback.

Sponsorpolitik:

Det blev besluttet at det at uddannerne ikke må planlægge aktiviteter på de tidspunkter hvor vores samarbejdspartnere holder oplæg på kurserne så kursisterne har reel mulighed for at deltage.

Bestyrelsen vil gerne vedtage de overordnede retningslinjer: hvad vil vi og hvad kan sponsor tilbyde? Dette kunne gøres på et seminar.

Samtidig tager kontoret kontakt til de sponsorer der har værdi forDen Danske Skiskoleog alle gamle samarbejder anses som ophørt.  

MT lægger op til en diskussion om hvorvidt vi kan skabe bedre rammer for DDS, klubberne (SH) samt de instruktører der skal undervise på klubture og som ikke er ISIA eller Euroskipro.

MT opstiller følgende diskussionspunkter:

Hvordan får vi alle danske instruktører der sendes ud, til at:

1) Være medlem af DDS?

2) Minimum være certificeret klubinstruktør (egenfærdighed, teori, undervisning, første hjælp)?

3) Være godkendt til at undervise på destinationen inden afgang fra DK?

4) Være behørigt forsikret (og bevidst om dette) i forhold til den opgave der skal løses?

Punktet blev kort drøftet og det besluttes at bestyrelsen tager stilling hertil når der har været kontakt til diverse skiklubber.

Lundby og MT lægger op til en diskussion af muligheden for at afvikle BSI1 egenfærdighed i Vallåsen. Med udgangspunkter i Hareskovens positive feedback ved brug af puklerne til ”klubmesterskab”, opstiller Lundby følgende forslag:

1)      Et re-eksamensprogram til næste vinter, bemandet med uddannere fra oktober som bestyrelsen afsætter økonomi til.

2)      Oprettelse af ”klubinstruktør-kursus” som et forløb over fem fredage.

Kontoret foreslår at Teknisk Komité træffer valget og er stadig kritiske over for om pisterne er udfordrende nok.

Det besluttes at der afholdes reeksamen i BSI1 og BSI2 i Vallåsen.

DDS ”klubblad”:

Kontoret foreslår at DDS producerer og udgiver et årligt DDS Magasin.

Bladets omfang kunne være 32 sider (5 siders reklamer) i et pænt layout.

Udgifterne skal holdes nede ved at bruge Peugeot, Surf & Ski og Helly Hansen.

Skal være klar til uddeling til kursisterne på kurset i uge 42 foruden at blive distribueret i sponsorernes butikker.

Indhold: artikler, udstyrsguide, kursusbeskrivelser, artikler, annoncer osv. samt fokus på at ”sælge” kurserne i uge 18. 

Bestyrelsen pointerer på mødet at dette projekt ikke skal gå ud over de andre ting der er prioriteret men støtter at kontoret skal gå videre og udarbejde et mere konkret forslag.

Forslaget skal indeholde en vurdering af konsekvens for ressourcer og økonomi. 

MT har modtaget en henvendelse fra en kursist, som kommer med et forslag til ændring af undervisningen på kontinuanthold fremover. Forslaget omhandler en opdeling af holdet på kursusdag 2 og 3.

MT foreslår at Teknisk Komité tager det op. 

1. Skiforbundets vedtægter til DDS 

På kontoret har vi problemer med at forbundet har tegningsret over DDS, både praktisk, da det forsinker diverse processer meget, og foreningsmæssigt hvor DDS i mange år har slået på at have fuld råderet over egne midler. 

Forbundets vedtægter bør ændres så DT-U/DDS skal have egen tegningsret. PS kontakter formanden og sørger for at der kommer en brugbar afklaring på følgende.

1. Kontoret udarbejder en procedure for indsendelse af punkter til dagsorden.