Bestyrelsesseminar sept 2012

Dagsorden godkendt/punkterne 7.1, 7.2, 8.1 og 8.3 flyttet til dagsorden for kommende møde den 26/9.

PS blev valgt til ordstyrer

LBJ blev valgt til referent

Referat af mødet den 26/6 er godkendt.

Kontoret orienterer om den kommende store kursusuge – Hintertux uge 42, kursuskalenderen, teoriprøve i Danmark og hjemmeside.

Hintertux uge 42:

Tilmeldt 271 kursister inkl. 30 uddannere.

Uge 41 er aflyst pga. for få tilmeldte. Uge 41/43 skal profileres igen til næste år, men kommunikeres ud i bedre tid.

Kursuskalender:

Følgende kurser er opslået i kursuskalenderen: teoriprøve i Danmak, Tux uge 42, PSI 1 uge 44, Langrendskursus uge 48, PSI 1 i dec (på tegnebrættet), PSI 2 uge 3 og ugen efter påske, Oure BSI 1 og 2 i dec. Reeksamen har endnu ikke en fastslået dato. Der tilføjes til dette punkt at vi mangler et off piste kursus så folk kan blive bedre rustet til PSI 2. En teknik off piste workshop i St. Anton.

Teoriprøve i DK:

Den 22. sept. Afholder vi teoriprøver for BSI 1 og 2 i Brøndby, Idrættens Hus kl. 10-15

Undervisere: Philip Saerens og Anders Lysemose

Deltagerantal: 8 BSI 1, 6 BSI 2 (deadline for tilmelding ikke overskredet)

Prøveform: PS har udarbejder multiple choice prøver for både BSI 1 og BSI 2

Hjemmesiden:

Kontoret orienterer om hvordan kursustilmelding via hjemmesiden gør at vi i år er meget mere foran. Kontoret har i opstartsprocessen taget småting med Sune og lavet ændringer løbende. Kontoret samler al feedback og laver en opdatering (2.0) efter et møde med Sune i november.

Statistik/udtræk fra hjemmesiden:  vi skal gøre os klart, inden Sune gør et stort arbejde i at lave udtræk fra hjemmesiden, hvilke data vi vil have ud af det og er det noget vi skal investere tid og penge i.  Det vil med tiden være muligt at trække historik ud af den nye hjemmesiden.

Beslutning: vi får en kopi af backup fil og sletter Typo3. På seminaret skal vi beslutte brugen af udtræk og et tilbud fra Sune hvis han skal lave databasen om.

-          Kursushistorik for hver kursist

MUS samtaler:

PS har afholdt samtaler med AO og LBJ

AO fremlægger regnskab

PS orienterer om DSkiFs bestyrelsesmøde den 25/8 2012

Fremtidigt møde mellem PS og HN om samarbejdet DDS og DSkiF:

-          Danske Bank, økonomiudvalget, tegningsretten, vedtægterne

-          Oversigt over kontorforhold DDS

-          En hensigtserklæring

-          Kommunikationsstrategi

-          Mødet planlægges at ligge i september

Nyvalgt repræsentant for DSkiF’s i DDS’ bestyrelse: Nikolaj Kolte

IndoorSki har sendt oplæg til rabataftale mellem IndoorSki/SkiArena og DDS

• Oplæg: IndoorSki og SkiArena har bidraget med mange kursister på de eksamensrettede hold. De forespørger en rabataftale på 10 %.

Beslutning:

-          At vi ikke kan imødekomme forespørgslen grundet administration og at vi er en non-profit organisation, hvor avancen ville betyde et underskud.

-          At vi skal have en sponsorstrategi så lignende sager fremover kan vurderes i et forretningsmæssigt perspektiv.

-          PS og AO skal komme med oplæg til en kategorisering af sponsorer/ hvad er en fair pakke. En fremadrettet sponsorstrategi.

Jf. Bilag til pkt. 6.1

• Udlæg til magasinet
• Status på annoncører
• Produktion – hvor meget tid skal prioriteres af kontorets arbejde?

Jf. Bilag til pkt. 7.1

• Hvad er status på de igangværende sager i Redmine – en opfølgning på status, prioritet og deadline?
• I oversigten (se bilag) er der tilføjet kontorets prioritering som retningslinjer for hvordan vi træffer beslutninger i det daglige arbejde.

Jf. Bilag til pkt. 7.2

• Feedback fra bestyrelsen – hvad ønsker bestyrelsen af hjemmesiden?
• Opdatering sker første gang i nov./dec.

Kontoret fremlægger forslag til ændring af årshjulet: evt. at skære ned på antallet af møder i efteråret nu hvor årsmødet er rykket frem til foråret.

Beslutning: det blev besluttet ikke at afholde møde i oktober eftersom årsmødet er flyttet.

Næste møde: torsdag den 15/11. Bestyrelsesmøde/julefrokost afholdes lørdag den 24/11.

Jf. Bilag til pkt. 8.2

• Den alpine manual skal revideres, hvilket forudsætter at der nedsættes en arbejdsgruppe. En strategi for sammensætningen af denne gruppe og udbyttet af dens arbejde frem mod sommeren 2013.

DDS’ kontorforhold blev inddraget i en drøftelse om samarbejdet mellem DDS og DSkiF.

Det er besluttet at indkalde til møde med Forbundet med henblik på at få afklaring på DDS’ råderet over egne midler (juridisk) og tvunget medlemskab af skiklub (medlemmerne). Derudover en forståelse for sameksistensen DDS/DSkiF på kontoret.

Der skal fremlægges en løsningsmodel for hvordan vi får fuld råderet over egne mål og midler.

Eksekvering:

RL (ansvarlig) og AN kigger på historik og det juridiske.

AO og AN (juridisk): kontraktdata, DIF, kopi af fuldmagt.

Deadline: 3 uger til forberedelse af mødet (slutningen af september).

Jf. Bilag til pkt. 8.4

Strategimøde

Den 7. – 9. sept. 2012

Prioritering for strategimødet:

1. Medlemmers inklusion (socialt aspekt)
2. Uddanners inklusion
3. Smooth og fleksibel uddannelsesvej: kursusudvalg
4. 2. glideredskab
5. 3-dages kurser (minikurser)
6. Eksamensform (sag i Redmine)
7. Værdier og holdninger

Udbytte af strategimødet:

• Kontorets mandat til beslutninger (mere selvledende)
• Gennemsigtighed (hvilken motivation ligger bag bestyrelsens beslutning)
• De overordnede linjer
• Hvad skal der ske fremover: et fælles billede
• Et større kendskab til hinanden

Det praktiske/operationelle over for det strategiske

• Kontor over for bestyrelse: arbejdsproces: hvem driver det og hvem dikterer det?
• Udvalg og sparring: udvalgene skal blive funktionsdygtige så kontoret kan sparre med udvalg
• Redmine skal være en hjælp til at der eksekveres på opgaverne.  Derved skal kontoret kunne handle på projekterne og bestyrelsen kan, ud fra kontorets prioritering, have overblik over hvilke opgaver og tidsforbrug der prioriteres fra kontorets side. Sagerne skal kunne fuldføres uden at bestyrelsen sætter ind med andre/nye tiltag til gennemførelse af en sag. Dette forudsætter følgende:

1. Når projekterne er i proces skal dem der har noget at byde ind med, gøre det i selve processen
2. I forhold til igangværende sager er kontoret den styrende part. De forskellige udvalg/personer har ejerskab på at projektet føres ud i livet.

• AO skal have et synligt mandat som han kan handle ud fra.
• Bestyrelsesmøder og mødestyring: kontorets arbejdsopgaver skal ikke ændres fra det ene bestyrelsesmøde til det andet. Ordstyrens rolle på møderne er at sørge for at alle for at ansvarlige for punktet får taletid og at dagsorden overholdes.

Opsummering:

• Kontoret er tovholder på projekter i Redmine
• Rammer: beslutningsramme/beløbsloft
• Projektets etikette
• Fleksibilitet: effektivitet
• Procesorienteret: hvordan handler kontoret i processen og hvordan inddrages nye ideer

Hvis et projekt er planlagt og budgetteret, har kontor/AO råderum, og bestyrelsen har tiltro til at kontoret ikke laver fejldisponeringer.

En ramme for hvordan processen med DDS magasin kunne have forløbet så det stod mere klart for kontoret hvad der var stop and go. Dette skal kommunikeres ud til bestyrelsen alt efter hvilket svar der ønskes fra kontorets side. En procedure for dette skal ligge klart og at kontoret i planlægningsfasen ikke skal modtage indvendinger fra bestyrelsen. I denne procedure ligger kontorets vurdering af projektet og mulighed for gennemførelse, ud fra hvilke bestyrelsen vil kunne vurdere hvad der skal ske.  Med henblik på kontorets beslutninger (selvkørende) skal der ligge en klar beløbsramme.

Ovenstående blev skitseret ud fra følgende skema:

Mandat:

Bestyrelsen vil gerne give et ret vidtrækkende mandat og der skal udarbejdes nogle retningslinjer for dette.

Mål: en plan for hvordan vi kommunikerer

• Vi skal stadig gøre en indsats for at komme ud til medlemmerne. Hvordan kommunikeres det ud til medlemmerne hvilken motivation der ligger bag bestyrelsens beslutning?
• Synlighed:

Kommunikation i forhold til medlemmer/ inklusion af medlemmer

På strategimødet blev fremlagt følgende ideer til involvering af medlemmerne, hvilket lægges som sager i Redmine:

• DHL (LBJ)
• Bestyrelsen synlig på kurserne/fokusgrupper (AN/MT)
• Årsmøde/fest (AO/LBJ)
• DDS yoga/fagligt/foredrag (PS/AO)
• MTB/barmarkstræning (PS)
• Anerkendelse/awards/”ugens kursist” (PS/AO)

Ekstern kommunikation: sponsorstrategi fremadrettet